Répondre aux appels d'offre et consultations - Pomme verte

Posted by | mars 13, 2016 | Pomme Verte | No Comments

Dans le domaine de la com’ (je ne connais que celui-ci), l’un des exercices incontournables est la réponse aux appels d’offre et consultations. Tu parles d’un exercice ! Alors, c’est sans doute parce que je débute (on se rassure comme on peut) mais perso, je trouve ça assez complexe…

1- Comprendre les besoins

Ben oui, il ne suffit pas de lire le terme « vidéo » pour que les besoins du commanditaire soient exactement ce que tu es capable de leur fournir. Donc, tu cherches dans la tonne de documents fournis dans le DCE le cahier des charges technique. En général, le cahier des charges est assez précis (tout dépend bien sûr du niveau de connaissance du projet du commanditaire). Et donc, là, tu commences à décrypter, à interpréter les besoins, à imaginer comment toi, tu peux répondre à leurs besoins.

2- Monter le dossier technique

Pour ma part, j’étais déjà habituée à rédiger les mémoires techniques, quand j’étais salariée on se répartissait les tâches comme ça avec le patron : lui la partie administrative, moi la partie « artistique ». Et donc là, tu es sur ta page blanche. Tu stabilotes le cahier des charges en essayant de ne rien oublier. Tu fais des recherches. Tu as un peu de mal à te projeter (là encore, ça dépend des projets. Des fois, ça te parle direct et t’as envie de sortir la caméra là maintenant tout de suite tellement tu sais ce qu’il faut faire). Et puis, tu fais une pause. Et dans la nuit, PAF ! ça te vient comme une évidence. Mais oui, bien sûr, c’est cette histoire qu’il faut raconter. Ah et puis, on pourrait faire fabriquer ça pour que ça claque encore plus. Tu n’y tiens plus, tu te lèves et tu écris parce que la bonne idée pourrait se faire la malle au détour d’un rêve…
Et donc le lendemain, il te tarde de « jeter » ton enfant à la crèche pour revenir affiner ta bonne idée. Trouver des images pour illustrer (oui parce que dans ta tête, c’est clair, quand tu la racontes à l’oral, ça passe ; mais l’écrire… il faut que tu arrives à emmener ton lecteur avec toi, qu’il visualise ce que tu imagines). Donc tu écris, tu essaies de décrire précisément ce que tu vois dans ta tête, tu vas faire des repérages. Tu décris l’équipe, la technique, ta motivation à faire le film.
Et là, arrive le sale moment où tu réalises que c’est pas possible autrement, ce projet il est pour toi. Personne ne peut avoir trouvé mieux que toi. C’est ton film, tu le tiens, tu vas le faire, tu veux le faire. C’est devenu un besoin.

3- Monter le dossier administratif

Donc, là, clairement, tu redescends sur terre. L’administratif… Le premier appel d’offre auquel j’ai répondu, j’ai passé un certain temps à décrypter les abréviations multiples des documents : DC1, DC2, DC3…DC48, BPU, DQE, CCAP, AE, mandat de sous-traitance… J’avoue, ya un moment où t’as limite envie de lâcher l’affaire. Mais bon, tu relis ton mémoire technique et nan ça vaut le coup de s’arracher les cheveux quelques heures. Donc, tu prends ta patience et tu fais au mieux. En gros, c’est bête et méchant, administratif quoi. Tu remplis les champs, tu coches les cases, t’oublies pas de signer et surtout de faire des copies de tout.

4- Monter le budget

Le nerf de la guerre. D’un côté, t’as envie de faire le plus beau film possible, de l’autre tu dois trouver le juste milieu qualité/budget. Qui dit beau, dit moyens, donc personnel, technique, matériel, temps de tournage et montage. Qui dit tout ça, dit budget. D’un autre côté, tu sais qu’il existe des casseurs de prix, prêts à tout pour bosser, quitte à péter les prix (si tu te reconnais, tu sors). Donc tu réfléchis. Tu fais tes calculs. Alors, pour la version beauty de ouf, faut compter X mille euros. Tu essaies d’estimer en fonction du commanditaire s’il est capable d’aller jusque là. Et puis, tu réfléchis encore et tu essaies de trouver une solution beauty mais plus low-cost au cas où et là tu te dis « ouais mais si j’enlève ça, c’est bancal, ça marchera plus ». Donc bêtement, tu restes sur ton prix de base à X mille euros, parce que pour toi la qualité compte avant tout…

5- Déposer et attendre, attendre, attendre…

T’as vérifié 50 fois que tout est là, qu’il n’y a pas de fautes, que c’est clair, joli et attractif, que tu peux vraiment pas faire plus d’efforts sur le prix sans trahir la qualité de ce que tu vends. Tu déposes, en serrant les fesses que la plateforme de marchés publics qui ne fonctionne que sur IE (IE ? allô, qui utilise encore IE aujourd’hui ? !), sans Java veuille bien accepter ton dossier. Et là, t’as plus qu’à attendre.
Et là, c’est comme après un examen. En sortant, t’es content, tu te dis « ouais j’ai géré ». Et plus le temps passe, plus tu doutes, plus tu te dis que ta super idée, d’autres l’ont peut-être eue aussi et que eux ont eu moins de scrupules à baisser le prix. Tu te rassures en te disant que t’as baissé ta marge à fonds et que t’as des principes : la qualité avant tout. Et t’attends encore…
Si tu connais un peu le commanditaire, tu peux essayer de choper des infos à droite à gauche, mais franchement ce sont souvent des secrets bien gardés.

6- La réponse

Le téléphone sonne, t’as le bide qui se tord parce que tu connais pas le numéro et tu le sens c’est la réponse. Tu réponds. Et là, bah c’est à double tranchant.
Soit c’est positif et tu fais la danse de la joie en silence dans ton bureau parce que t’es encore au téléphone avec le commanditaire. Et une fois raccroché, la joie cède la place à l’appréhension : cool, je l’ai, maintenant faut que j’assure. Tout ce que j’ai imaginé, je sais le faire au moins ? oh punaise, JE L’AI ! ! Je l’ai ! !… mais je dois le réussir maintenant. Et c’est donc le début de quelques nuits d’angoisse. Mais au final, t’es un pro et un bon et tu y arrives.
Soit c’est négatif (s’ils t’appellent c’est qu’ils te connaissent et qu’ils veulent pas te laisser seule face à ton courrier impersonnel comme quoi merci d’avoir répondu mais c’est mort). Et là ils t’expliquent que ton dossier est plus que parfait, qu’ils ont aimé l’histoire et l’investissement mais que… tu es trop chère. On peut pas se payer ça, on n’a pas le budget. Et là tu te dis « m****, j’aurais dû balayer mes principes à la con et proposer un truc moins cher ». Là tu tentes désespérément de négocier « ouais mais je peux peut-être vous proposer une version basse, avec moins de choses mais en gardant l’esprit » tout en sachant que tu sais que c’est pas possible et que tu vas bosser à perte mais t’as pas envie de faire le deuil de ton film. Et tu fais des efforts de ouf pour pas avoir la voix qui se casse parce que c’est une putain de déception, parce que tu voulais faire ce film, parce que tu t’imaginais déjà sur le terrain avec ton équipe, et aussi parce que tu avais besoin de ce projet parce que c’est ta boîte et qu’il faut que tu décroches des projets. Et tu finis par demander qui est pris, pour quel budget. Parfois, ils répondent et souvent on a affaire à ces casseurs de prix. Tu demandes dans quelle tranche de prix se situaient les autres prestataires pour savoir si c’est toi qui as craqué sur tes tarifs. Et là on te répond que les autres étaient à 300€ près comme moi. Donc on récapitule : on est 6 à répondre dans une tranche de prix, yen a un qui divise par deux et ça vous choque pas ? Vous le prenez ? Bon et y a des fois où ils ont pris quelqu’un qui a juste eu une meilleure idée que toi (si si c’est possible) pour le même prix que toi… bon bah là tu batailles pas, t’es même pas déçu parce que c’est tant pis pour toi, t’avais qu’à l’avoir cette meilleure idée. C’est un bon moyen de se remettre en question.
Bref, ça sert à rien de refaire le film (haha). On a tous nos tarifs, nos valeurs, nos moyens et nos techniques.

7- En bref

A ce jour, ce que je retiens comme leçon sur la réponse aux appels d’offre ou consultations c’est qu’il faut tenir compte du commanditaire. C’est bien beau d’avoir des ambitions, des valeurs, des envies de faire le meilleur film mais il  faut s’adapter à la demande. Respecter la qualité bien sûr mais garder à l’esprit les possibilités financières et adapter les ambitions en fonction du budget. C’est comme si je vendais une Porsche à un mec qui a besoin d’une Clio (pardon pour les propriétaires de Clio).
En tous cas, répondre à ces consultations, c’est se donner à 300 %, s’exposer quasi à nu, partir d’une feuille blanche et créer. C’est parfois de la déception que l’on met plusieurs jours à oublier et à transformer en force. C’est aussi beaucoup de joie quand ça fonctionne. Ca fait partie de la vie de l’entrepreneur et c’est grisant !